سلانہ اجلاسِ عام کی اطلاع 2018

 عمومی کاروباری امور:

1)31 دسمبر 2017کو ختم ہونے والے سال کے لیے ڈائریکٹرزاورآڈیٹرز کی رپورٹ کے ساتھ ساتھ آڈٹ شدہ اکاونٹس کی وصولی، ان پر غوروخوض اورنفاذکرنا۔ 
2)منافع منقسمہ کی منظور ی دینا۔ 
3)آئندہ سال کے لیے کمپنی کے ایکسٹرنل آڈیٹرز کی تقرری اورمشاہرے کا تعین کرنا۔ بورڈ آف ڈائریکٹرز اور آڈٹ کمیٹی نے 31 دسمبر،2018 کوختم شدہ سال کے لیے سبکدوش ہونے والے آڈیٹرز، اے ایف فرگوسن اینڈ کمپنی چارٹرڈ اکاونٹنٹس کی جگہ میسرز Deloitte یوسف عادل کی تقرری کی تجویز پیش کی ہے۔

خصوصی کاروباری امور:

1) مندرجہ ذیل قرارداد کوبطور خصوصی قرار داد منظور کرنے کے لیے غورو خوض:

یہ فیصلہ کیا گیا ہے کہ کمپنی کے آرٹیکلز آف ایسوسی ایشن کو کمپنیز ایکٹ2017 کے مطابق کرنے کے لیے اس میں ترمیم کی جائے گی اور اس مقصد کے لیے آرٹیکلز آف ایسوسی ایشن کے تجدید شدہ مضامین جنھیں شناخت کے مقصد کے لیے چیئر مین کی جانب سے شروع کیا گیا تھا،انھیں موجودہ آرٹیکلز آف ایسوسی ایشن کو تبدیل یا خارج کرنے کے لیے بطورکمپنی کے آرٹیکلز آف ایسوسی ایشن اختیار کیا جائے گا ۔

دیگر کاروباری امور:

1) صدرِ اجلاس کی اجازت سے دیگر امور پرکارروائی عمل میں لانا۔ 

حسب الحکم بورڈ
کراچی سید عظیم عباس نقوی
03 اپریل 2018 ء کمپنی سیکریٹری

نوٹس:

1) انفرادی اراکین جنھوں نے ابھی تک کمپنی کو اپنے مستند کمپیوٹرائزڈ قومی شناختی کارڈ(CNIC)کی نقل جمع نہیں کروائی، انہیں دوبارہ درخواست کی جاتی ہے کہ اپنے CNIC (کی نقل) جلد از جلد کمپنی کے شیئررجسٹرار کو سینٹرل ڈپازٹری کمپنی آف پاکستان لمیٹڈ، CDC ہاؤس، 99-B، بلاک B، ایس ایم سی ایچ ایس سوسائٹی، مین شاہراہِ فیصل،کراچی پر ارسال کریں۔کارپوریٹ اداروں سے درخواست ہے کہ وہ CNIC کی نقل کے ساتھ ساتھ اپنے نیشنل ٹیکس نمبر (این ٹی این) اور فولیو نمبر فراہم کریں۔ مستند قومی شناختی کارڈ موصول نہ ہونے کی صورت میں کمپنی SRO 831(1)/2012 مؤرخہ 5 جولائی، 2012 کے تسلسل میں SRO 19(1)/2014 مؤرخہ 10 جنوری، 2014 پر عملدرآمد کرنے سے قاصر ہو گی اور اس وجہ سے ایس ای سی پی کے حکم نامہ SRO 1145(1)/2017مورخہ 6نومبر 2017 او ر کمپنیزایکٹ 2017کے سیکشن 242اور 243 کے تحت اس بات پر مجبور ہوگی کے شیئر ہولڈرز کے ڈیوڈنڈ وارنٹس کی ترسیل روک دے ۔ 

2) کمپنی کے شیئرز ٹرانسفرکرنے کی بُکس حتمی منافع منقسمہ کی ادائیگی کے استحقاقی تعین کے مقصد کے لیے18 اپریل،2018 سے 24 اپریل، 2018 (بشمول دونوں ایام) بند رہیں گی۔ جو ٹرانسفرز،کمپنی کے شیئرز رجسٹرار سینٹرل ڈپازٹری کمپنی آف پاکستان لمیٹڈ، CDC ہاؤس، 99-B، بلاک B، ایس ایم سی ایچ ایس سوسائٹی ،مین شاہراہِ فیصل ،کراچی میں 17 اپریل 2018 (بروزمنگل) کو کاروباری اوقات ختم ہونے سے قبل موصول ہوں گے ٹرانسفر کنندگان کے استحقاق کے مقصد کے لیے بروقت موصول شدہ تصور کیے جائیں گے۔

3) اجلاس میں شرکت اور ووٹ دینے کا حقدارممبر، کسی دوسرے ممبر کو اجلاس میں شرکت، بولنے اور ووٹ دینے کے لئے تحریری طور پر پراکسی مقرر کرسکتا ہے پراکسی کے تقررکی اطلاع کمپنی کے شیئر رجسٹرار کے دفترسینٹرل ڈپازٹری کمپنی آف پاکستان لمیٹڈ، CDC ہاؤس، 99-B، بلاک B، ایس ایم سی ایچ ایس سوسائٹی، مین شاہراہ فیصل، کراچی، میں اجلاس کے وقت سے کم از کم 48 گھنٹے قبل، لازمی جمع کرا دی جائے۔

4) شیئر ہولڈرز سے درخواست کی جاتی ہے کہ اگرپتوں میں کوئی تبدیلی ہو تو کمپنی کو ضرور آگاہ کریں۔

5) CDC کے اکاؤنٹ ہولڈرز کو مندرجہ ذیل ہدایات پر بھی عمل کرنا ہو گا جو کہ سیکیورٹیز اینڈ ایکسچینج کمیشن آف پاکستان کے جاری کردہ مراسلہ نمبر 1 برائے سال 2000 مؤرخہ 26 جنوری2000 میں درج ہیں۔

A. اجلاس میں شرکت کے لیے: 

i) انفرادی صورت میں، اکاؤنٹ ہولڈر یا سب اکاؤنٹ ہولڈر اور /یا وہ شخص جس کی سیکیورٹیز گروپ اکاؤنٹ میں ہوں اور ان کی رجسٹریشن ضابطے کے مطابق اپ لوڈ کی گئی ہو، اجلاس میں شرکت کے وقت اپنا کمپیوٹرائزڈ قومی شناختی کارڈ(CNIC) یا اصل پاسپورٹ دکھا کر اپنی شناخت کرائیں گے۔

ii) کارپوریٹ ادارے کی صورت میں، اجلاس میں شرکت کے وقت بورڈ آف ڈائریکٹرز کی قرارداد/ مختار نامہ مع نامزدشدہ شخص کے نمونۂ دستخط (اگر پہلے فراہم نہ کیے گئے ہوں) پیش کیے جائیں گے۔

پراکسیز مقرر کرنے کے لیے:

i) فردِ واحد کی صورت میں،اکاؤنٹ ہولڈر یا سب اکاؤنٹ ہولڈر اور/ یا وہ شخص جس کی سیکیورٹیز گروپ اکاؤنٹ میں ہوں اور ان کی رجسٹریشن ضابطے کے مطابق اپ لوڈ کی گئی ہو،پراکسی فارم مندرجہ بالا شرائط کے مطابق جمع کرائیں گے۔ 
ii) پراکسی فارم پر دو افرادبطور گواہ دستخط کریں گے، جن کے نام، پتے اور CNIC نمبرز فارم پر درج کیے جائیں گے۔
iii) بینیفیشل اونرز اور پراکسی کی CNIC یا پاسپورٹ کی تصدیق شدہ نقول ،پراکسی فارم کے ساتھ مہیا کی جائیں گی۔
iv) پراکسی، اجلاس کے وقت اپنا اصل CNIC یا پاسپورٹ مہیا کرے گا/گی۔ 
v) کارپوریٹ ادارے کی صورت میں، بورڈ آف ڈائریکٹرز کی قرارداد/ مختارنامہ مع نامزدشدہ ستررہ شخص کے نمونۂ دستخط (اگر پہلے فراہم نہ کیے گئے ہوں) ، پراکسی فارم کے ہمراہ کمپنی میں جمع کروائے جائیں گے۔ 

6) فزیکل شیئرز کے حامل شیئرہولڈرز کو اپنا اصل CNICاور / یا پراکسی کے حامل ممبران کے سی این آئی سی کی کاپی ہمراہ لانی ہوگی ورنہ حصص یافتگان کو سالانہ اجلاسِ عام میں شرکت کرنے اور/یا شیئرہولڈرز/ ممبرزکے رجسٹر پر دستخط کرنے کی اجازت نہیں دی جائے گی۔

7) سالانہ مالی گوشواروں کی بذریعہ ای میل ترسیل: 

SECPکی جانب سے مؤرخہ 8 ستمبر 2014 کے SRO 787 (1)/2014کے تحت دی گئیں ہدایات کے مطابق، ایسے شیئرہولڈرز جو سالانہ مالیاتی گوشوارے مستقبل میں ڈاک کے بجائے ای میل کے ذریعے وصول کرنے کے خواہشمند ہوں، اُنہیں ہدایت دی جاتی ہے کہ وہ اپنی باضابطہ رضامندی، مستند ای میل ایڈریس کے ہمراہ اسٹینڈرڈ درخواست فارم پر دیں، جو کہ کمپنی کی ویب سائٹ http://www.pk.gsk.com پر دستیاب ہے اورمذکورہ فارم باقاعدہ طور پر پُر کرنے کے بعد اپنے دستخط اور، اپنے CNIC / پاسپورٹ کی کاپی کے ہمراہ کمپنی کے شیئر رجسٹرارکو ارسال کریں۔

برائے مہربانی یادرکھیں کہ سالانہ مالیاتی گوشوارے ڈاک کے بجائے ای میل ایڈریس پرو صول کرنا آپ کی اختیار پر منحصر ہے، اگر آپ اس سہولت کو استعمال نہیں کرنا چاہتے تو اس نوٹس کو نظر انداز کر دیں۔ سالانہ مالیاتی گوشوارے آپ کے درج پتے پر معمول کے مطابق ارسال کر دیئے جائیں گے۔

کمپنی کے 31 دسمبر 2017کوختم شدہ سال کے سالانہ اکاؤنٹس کو کمپنی کی ویب سائٹhttp://www.pk.gsk.com سے ڈاؤن لوڈ کیا جاسکتا ہے۔

8) منافع منقسمہ کی آمدنی پر کٹوتی ٹیکس پر نظر ثانی:

برائے مہربانی مزید نوٹ کیجیے کہ آمدنی ،ٹیکس آرڈیننس 2001 کے سیکشن 150 اور مالیاتی ایکٹ 2017 کے تحت’ فائلر‘ اور’ غیر فائلر‘ شیئرہولڈرز کے لیے منافع منقسمہ کی آمدنی پر ودہولڈنگ ٹیکس کی کٹوتی بالترتیب 15 فیصد اور 20 فیصدہوگی۔ فیڈرل بورڈ آف ریونیو (FBR) سے حاصل شدہ وضاحت کے مطابق، پرنسپل شیئر ہولڈر اور جوائنت شیئرہولڈر کی فائلریا نان فائلرحیثیت کے اعتبار سے ان پر ودہولڈنگ ٹیکس عائد کیا جائے گا۔ جوائنٹ‘ شیئر ہولڈر پر اُن کے شیئرز کے تناسب سے ٹیکس لاگو کیا جائے گا۔

اس حوالے سے، وہ تمام شیئر ہولڈرز جن کے شیئرزمشترکہ شیئرہولڈرز کے ساتھ ہیں، سے درخواست کی جاتی ہے کہ وہ جوشیئرز رکھتے ہیں، ان کے بارے میں ہمارے شیئر رجسٹرار کو مندرجہ ذیل تحریری طریقۂ کار کے ذریعے،پرنسپل شیئرہولڈر اور مشترکہ ہولڈر/ہولڈرز کے شیئرز کے ملکیتی تناسب فراہم کریں: 

نوٹس : مطلوبہ معلومات ہمارے شیئر رجسٹرارکو 17اپریل 2018تک لازماً پہنچ جانی چاہئیں، بصورتِ دیگر یہ تصور کیا جائے گا کہ پرنسپل شیئر ہولڈر اور مشترکہ شیئرہولڈر/ہولڈرز دونوں مساوی شیئرز کے حامل ہیں۔ 
لہٰذا شیئرہولڈرز سے گزارش کی جاتی ہے کہ ایف بی آر کی ویب سائٹ http://www.fbr.gov.pk/پر موجودفعال ٹیکس ادا کنندگان کی فہرست (اے ٹی ایل) سے فائلر کی حیثیت کی جانچ پڑتال کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ ان کا CNIC /پاسپورٹ نمبرشریک /سرمایہ کار اکاؤنٹ سروسز یاشیئر رجسٹرار (فزیکل شیئرز کی ملکیت کی صورت میں ) کی جانب سے ان کا اندراج کیا گیا ہے۔کارپوریٹ اداروں (جو انفرادی شیئرہولڈرز نہیں ) کو یہ یقینی بنانا چاہیے کہ ان کے نام اور نیشنل ٹیکس نمبرز (NTN)، ایف بی آر کی ویب سائٹ پر اے ٹی ایل میں موجود ہیں اور متعلقہ شریک/سرمایہ کار اکاؤنٹ سروسز یا فزیکل شیئرز کی ملکیت کی صورت میں کمپنی کے شیئر رجسٹرار کی جانب سے درج شدہ ہیں ۔

9) غیر دعویٰ شدہ منافع منقسمہ/شیئرز:

کمپنیز ایکٹ 2017کے سیکشن 244کے مطابق، کمپنی کے جاری کردہ کوئی بھی شیئرز یا اعلان کردہ منا فع منقسمہ،جو اپنی واجب الاداتاریخ سے تین سال کی مدت تک غیردعویٰ شدہ یا ناقابلِ ادا رہیں تو اس صورت میں کمپنی ایکٹ 2017کے تحت کارروائی مکمل کرنے کے بعدوفاقی حکومت کے سپرد کر دیے جائیں گے۔ ایکٹ کے 244(I)،کمپنی سے تقاضہ کرتا ہے کہ وہ ممبرز کوکمپنی میں اپنے دعوے جمع کروانے کے لیے 90دن کا نوٹس دے۔ مزید برآں SECPکی 7جولائی2017کو جاری کردہ ہدایت نمبر 16از 2017 کے تحت تمام لسٹڈ کمپنیوں کو ہدایت کی گئی کہ وہ ایسے نوٹس اراکین کو جاری کریں اور غیر دعویٰ شدہ شیئرزیامنافع منقسمہ یا کوئی بھی دیگر اثاثے جن کا واجب الادا تاریخ سے تین سال تک کوئی دعویٰ نہ کیا گیا ہو یا غیر اداشدہ ہوں اور 30مئی2017کو واجب الادا ہوں کی اسٹیٹمنٹ جمع کروائیں۔

10) ویڈیو کانفرنس کی سہولت کے لیے رضامندی:

کمپنیز ایکٹ 2017کے سیکشن132(2)کے تحت،ممبرز، لاہو راور اسلام آباد میں ویڈیو کانفرنس کی سہولت سے مستفید ہو سکتے ہیں۔ اس کو مدّ نظر رکھتے ہوئے، براہِ مہربانی نیچے موجود فارم پُر کریں اور کمپنی کے رجسٹرڈ پتہ پر سالانہ اجلاسِ عام سے 10دن پہلے ارسال کریں۔

اگر کمپنی کو مجموعی طورپر کسی جغرافیائی علاقے میں رہائش پذیر 10فیصدیا اس سے زائدشیئرز کے مالک ممبرز کی جانب سے ویڈیو کانفرنس کے ذریعے اجلاس میں شمولیت کے لیے کم از کم 10دن پہلے رضامندی موصول ہوجائے تو کمپنی اس شہر میں میسر سہولیات کے مطابق اس شہر میں ویڈیو کانفرنس کا انعقاد کرے گی۔

کمپنی،سالانہ اجلاسِ عام سے کم از کم 5روز قبل ممبرز کو ویڈیو کانفرنس کے مقام اور اس سہولت سے مستفید ہونے کے لیے تمام ضروری معلومات سے آگاہ کرے گی۔تاکہ وہ اس سہولیات تک رسائی حاصل کرسکے۔

میں/ہم_________________________کے ___________________بطورممبر،GlaxoSmithKline پاکستان لمیٹڈ _______________عمومی شیئر/شیئرز کے مالک کی حیثیت سے بمطابق رجسٹرڈ فولیو/ CDC اکاؤنٹ نمبر_________________ بذریعہ ہذا ویڈیو کانفرنس منعقدہ بمقام ____________________ میں شرکت کرنا چاہتا/چاہتی ہوں/چاہتے ہیں۔

دستخط ممبر____________________

11) کمپنیز ایکٹ 2017کے سیکشن 242کی دفعات کے تحت لسٹڈ کمپنی کے لیے یہ ضروری قرار دیا گیا ہے کہ اپنے شیئرہولڈرز کونقد منافع منقسمہ ،صرف الیکٹرانک ذریعے سے برا ہِ راست شیئرہولڈرز کے نامزد کردہ بینک اکاؤنٹ میں جمع کرکے ادا کیا جائے۔ اپنے بینک اکاؤنٹ میں منافع منقسمہ ،براہِ راست حاصل کرنے کے لیے شیئرہولڈرز سے درخواست کی جاتی ہے کہ، الیکٹرانک کریڈٹ مینڈیٹ فارم پُر کریں جوکہ کمپنی کی ویب سائٹ http://www.pk.gsk.com پر دستیاب ہے۔ فزیکل شیئرز رکھنے کی صورت میں دستخط شدہ فارم اپنے CNICکی نقل کے ہمراہ کمپنی کے شیئرز رجسٹرار میسرز سینٹرل ڈپا زٹری کمپنی آف پاکستان لمیٹڈ، شیئرز رجسٹرار ڈپارٹمنٹ ، CDCہاؤس ، 99-B، بلاک B، ایس ایم سی ایچ ایس سوسائٹی، مین شاہراہِ فیصل، کراچی پرارسال کریں ۔اگر شیئرز CDCمیں موجود ہوں تو الیکٹرانک کریڈٹ مینڈیٹ فارم براہِ راست شیئرہولڈر کے بروکر/شریک کار/ CDCاکاؤنٹ سروسز میں جمع کروایا جائے۔

SECP (12اپنے مؤرخہ31مئی 2016 کے SRO 470(1)/2016کے ذریعے کمپنیوں کو یہ اجازت فراہم کرچکا ہے کہ اپنے ممبرز کو سالانہ بیلنس شیٹ ، پرافٹ اینڈ لوس اکاؤنٹ، آڈیٹرز رپورٹ اور ڈاریکٹر زرپورٹ وغیرہ (’’سالانہ آڈیٹرز اکاؤنٹس‘‘) بذریعہCD/DVD/USB، ان کے رجسٹرڈپتوں پر ارسال کی جائیں۔درجِ بالا نکات کے تناظر میں، کمپنی نے اپنی سالانہ رپورٹ 2017اپنے شیئرہولڈرز کو CDکی شکل میں ارسال کردی ہے۔ وہ ممبرجو سالانہ رپورٹ 2017 کی طبع شدہنقل حاصل کرنے کے خواہشمند ہوں ،کمپنی کی ویب سائٹ پر موجود اسٹینڈرڈدرخواست فارم کو استعمال کرتے ہوئے اپنی درخواست بھیج سکتے ہیں۔

کمپنیز ایکٹ2017 کے سیکشن134(3) اور140 کے تحت بیان

خصوصی قرارداد
1) کمپنیز ایکٹ2017 نے کمپنی کے آرڈیننس مجریہ1984 کو تبدیل کر دیا ہے اور یہ ایکٹ2017 کے سیکشنز کے احکامات کی عکاسی کرتے ہوئے کمپنی کے آرٹیکل آف ایسوسی ایشن میں ترمیم کرنے کے لیے مرغوب ہے۔
کیوں کہ ترامیم کافی زیادہ ہیں اس لیے تجویز دی جاتی ہے کہ تجدید شدہ نسخے کو مجموعی طور پر موجودہ آرٹیکل آف ایسوسی ایشن کے متبادل کے طور پر اختیار کیا جائے۔